1.

Relación con los proveedores y establecimiento de nuevos contactos. Formas de establecer nuevos contactos, si existe una política de convocatoria de nuevos proveedores, participación en ferias. Si poseen una cartera diversificada de proveedores.

2.

Orden de los procesos. Forma de instrumentación de ordenes de compra, pedidos de fábrica. Pagos. Nuevos productos. Analizar el circuito de compras desde que se detecta la necesidad hasta que es satisfecha, los comprobantes que acompañan el circuito de manera de evitar fraudes dentro y fuera de la fábrica. Forma en que se confecciona la orden de compra, con las especificaciones necesarias del producto a pedir, cotizaciones de diferentes proveedores, departamento que pide el producto con firma de responsable, fecha, etc. Recepción de la mercadería, control y registración contable. Control de vencimiento de facturas de acuerdo a condiciones pactadas. Solicitud de pago al sector financiero. Con "Nuevos productos" se pretende conocer la política de la empresa en cuanto a la adquisición de nuevos productos que convengan mas por calidad o costo.

3.

Formas de optimizar el período de aprovisionamiento. Trabajar en coordinación con el área de producción de manera que el tiempo de aprovisionamiento no entorpezca la producción ni el plan financiero de la compañía. Gestión con los proveedores a tal fin.

4.

Planillas de seguimiento de cotizaciones y/o licitaciones. Plan de licitaciones. La intención es evaluar el orden con que se maneja el encargado de las compras en lo referente a los presupuestos de los proveedores y su relación con lo realmente facturado. Base de datos histórica que sirva de referéndum para futuras compras. Evaluación de diferentes cotizaciones.

5.

Planificación financiera. Esto tiene que ver con la fuerte coordinación que debe existir entre el departamento de compras y el financiero. La direccionalidad que deberán tomar las negociaciones de acuerdo a las disponibilidades con que se cuente.

6.

Procedimientos de control de cumplimiento de contratos. Cual es la manera y quien es el encargado de controlar el cumplimiento de los contratos de aprovisionamiento a lo largo de todo el período de vida del mismo. Función que resulta muchas veces "olvidada" por falta de tiempo.

7.

Actualización permanente sobre legislación que afecta a la función de compras. Otro punto que tiene que ver con el nivel de coordinación entre los sectores. Desde la gerencia y del responsable contable debe emanar cualquier información de orden legal que afecte a los precios, plazos, formas de facturación, alícuotas de impuestos, etc.