Recaudar información a cerca de las tareas que se realizan nos permitirá profundizar en las funciones del sector

1.

Organización de archivos. Se trata fundamentalmente de observar el archivo de documentación comercial y su efectividad para controles y manipuleo diario. Evaluar también las condiciones del archivo permanente.

2.

Principales proveedores y clientes. Atención telefónica y seguimiento de reclamos. El objetivo de esta información es evaluar el estado de ánimo de los clientes y los proveedores en relación con la empresa, factor que puede influenciar en el nivel de ventas y compras. Si hay interés en la satisfacción de ambos a través de negociaciones eficientes. Si se cuenta con planillas de reclamos o alguna estructura de atención personalizada a clientes y proveedores.

3.

Ciclo de facturación. Sistema informático. Procesamiento de datos. Analizar el ordenamiento en cuanto a la facturación de pedidos, el control de precios y condiciones. El sistema informático y la eficiencia con que se procesan los datos, nos permitirá conocer si cuentan con información correcta y actualizada que sea de utilidad para la contabilidad de gestión. Analizar la manera de optimizar la capacidad del sistema de información.

4.

Confección de órdenes de pago y recibos de cobranzas. Control de ingresos y egresos de dinero, cheques y demás valores. Libros de registro. Coordinación con la gestión compras para la confección de ordenes de pago. Sistema de registración y seguimiento de entradas y salidas autorizadas por el área de finanzas. Libro bancos, caja, etc. Control y reposición de fondo fijo de las diferentes dependencias de acuerdo a la planificación financiera.

5.

Registraciones extracontables, sistemas de Autocontrol. Papeles de trabajo. Se evaluará la organización y el adecuado registro de todas las operaciones, información que será difundida dentro de la empresa para la utilización por parte del personal. Este sector cumplirá un rol fundamental en el "sistema de información" de la empresa, por lo cual es imprescindible que se emitan informes que circulen de un sector a otro proporcionando servicio a sus componentes y apoyen la toma de decisiones. Observar la existencia de sistemas de autocontrol de las tareas administrativas. Así como también si se llevan registros de antecedentes en papeles de trabajo.

6.

Soporte operativo de todas las áreas. La función de "soporte" es fundamental dentro de la gestión operativa de toda empresa, estar atento a los requerimientos y disponer de información útil para todos los sectores, además de captar, elaborar y transmitir datos a los centros decisorios para poder realizar el control y cerrar el circuito de actividades.

7.

Seguros y documentación. El seguimiento y control de las pólizas de seguros de la organización, así la como también la concentración y posterior archivo o distribución de toda documentación referida a los diferentes sectores.

8.

Valor agregado y creatividad en los sistemas administrativos actuales. Se trata de ver las capacidades del personal para establecer propuestas de cambio en los sistemas operativos en busca de la mayor eficiencia. Cual es el nivel de motivación en el trabajo que realizan de manera tal que puedan agregar valor a lo que hacen.